I den här artikeln kan du läsa om:

  • Vad är artikelimport?
  • Vad behövs för att skapa en artikel via import?
  • Vad behövs för att uppdatera en befintlig artikel via import?
  • Vilka filformat stöds?
  • Jag har en Excel-fil, hur importerar jag den?
  • Importera en fil med artiklar butiken
  • Importera flera artikelgrupper på en artikel
  • Importera artikelbilder
  • Videoguide


Vad är artikelimport?

Om du har många artiklar som du vill lägga in eller uppdatera i din butik så finns det en importfunktion för detta istället för att hantera artiklarna en och en. Det viktigaste att tänka på är att alla artiklar måste ha ett unikt artikelnummer som är den nyckeln artikeln identifieras med. Mer om detta längre ner.

Man förbereder importen i ett kalkylprogram, exempelvis Excel (Windows), Numbers (Mac) eller Libre Office, Open Office eller liknande som är gratisprogram som kan laddas ner här.



Vad behövs för att skapa en artikel via import?

För att skapa en helt ny artikel så krävs minst följande fält:

  • Artikelnummer
  • Artikelnamn (på butikens basspråk)
  • Artikelbeskrivning (på butikens basspråk)
  • Pris (på butikens basvaluta)

Ett exempel på hur detta ser ut i en importfil:

Vad behövs för att uppdatera en befintlig artikel via import?

Det är ganska vanligt att man ibland behöver uppdatera en egenskap på artiklarna, exempelvis lagersaldo eller kanske sätta ett nytt pris vid en rea. 

För att uppdatera en artikel som redan finns i butiken behövs endast två kolumner i importfilen: artikelnummer samt den egenskapen som ska uppdateras, exempelvis pris.

Ett exempel på hur detta ser ut i importfilen:

Systemet använder då artikelnumret för att identifiera artikeln och uppdaterar sedan priserna på alla artikelnummer som finns med i filen.

Vilka filformat stöds?

För att filen ska kunna importeras måste det vara en textfil och det är tre olika filtyper som stöds: CSV, TXT och SKV.

En textfil kan även innehåll olika teckenkodning och importen stöder två olika, "Windows UTF-8 (universell)" och "Windows ISO-8859-1 (Latin 1, västeuropeisk)".

Får ni en fil med artiklar från en leverantör bör ni kunna få dem i något av dessa format.

Om ni skapar artiklarna i ett kalkylprogram, exempelvis Excel så kan man välja filformat om man väljer "Spara som" och sedan väljer i listan "Filtyp".

Jag har en Excel-fil, hur importerar jag den?

Många leverantörer använder Excel (xls, xlsx) som filformat och detta går inte att importera direkt i vårt system. Man måste först spara om filen till en textfil innan den går att importera. Nedan finns guider hur man sparar om en Excel-fil till textfil i Excel och "Open Office / Libre Office".

Excel (Microsoft Office)

Öppna filen och gå sedan till Arkiv -> "Spara som". (Om du använder Excel 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och klickar sedan på Spara som.)

Dialogrutan "Spara som" öppnas.

Välj textfilformat för kalkylbladet i rutan "Filformat".

Klicka på CSV (kommaavgränsad).

Bläddra fram den plats där du vill spara den nya textfilen och klicka sedan på Spara.

En dialogruta visas. Där står det att bara det aktuella kalkylbladet kommer att sparas i den nya filen. Om du är säker på att det aktuella kalkylbladet är det du vill spara som en textfil klickar du på OK. Du kan spara andra kalkylblad som separata textfiler genom att upprepa proceduren för varje kalkylblad.

En andra dialogruta visas. I den står det att kalkylbladet kan innehålla funktioner som inte stöds av textfilformat. Klicka på Ja om du bara vill spara kalkylbladsdata i den nya textfilen. Filen är nu redo att användas vid import.

Open Office / Libre Office
Öppna filen och gå sedan till File -> Save As (Arkiv -> Spara som)

Klicka på listan vid "Filformat" så att den fälls ut.

Välj "Text CSV"

Kryssa även i "Edit filter settings" (Anpassa filterinställningar) och klicka sedan på spara-knappen.

Vid "Character set" (Teckenkodning), välj "Unicode (UTF-8)".
Vid "Field delimiter" (Fältavgränsare), välj "kommatecken".
Vid "Text delimiter" (Textavgränsare), välj "citattecken".

Importera en fil med artiklar butiken

Vi har nu en textfil i rätt format (se ovan) som innehåller artiklar och är redo att importeras.

Gå till Sortiment -> Importera.
Vid "Välj fil" väljer man filen man vill importera.
Dubbelkolla så att det är valt "Automatiskt" både vid "Fälten separeras med" samt "Teckenkodning". Klicka sedan på fortsätt-knappen.

Vi kommer då till följande sida.
I detta exempel finns det rubriker på första raden i varje kolumn i importfilen. Dessa vill vi inte importera utan kryssa i "Första raden innehåller kolumnrubriker".

För att systemet ska veta vilken kolumn som innehåller respektive egenskap måste vi välja detta. Eftersom vi har tydliga kolumnrubriker är det enkelt att välja. Artikelnummer i första kolumnen och artikelnamnet i den andra. Välj kolumn för alla egenskaper som ska importeras. 

Har man många egenskaper så kan man behöva scrolla i sidled för att se alla kolumner. Är det någon egenskap man inte vill uppdatera väljer man "Ignorera kolumnen" så hoppas den över. 

Innan vi startar importen så finns det en kryssruta som heter "Spara kolumnordning till framtida importer". Om man har väldigt många egenskaper som man vill uppdatera och vet med sig att man kommer göra denna importen flera gånger så kan spara en mall för kolumnordningen. 

Om man kryssar i den så kan man nästa gång klicka på länken "Ladda sparad kolumnordning" istället för att välja varje kolumn en och en. Notera att det måste vara exakt samma kolumnordning i filen för att det ska bli rätt.

Vet man med sig att denna importen endast kommer göras en gång så låter man kryssrutan vid "Spara kolumnordning till framtida importer" vara tom och sedan klickar man på "Starta importen". 

Beroende på hur många rader (artiklar) det finns i filen så tar detta olika lång tid. Är det få rader går det på ett par sekunder men är det många, tusentals rader kan det ta en halvtimme, timme eller till och med flera timmar. Vänta tills allt är klart och då ser det förhoppningsvis ut något liknande som den här bilden.

I detta fall fanns sju rader i filen. Vi kryssade i att första raden innehöll rubriker så den ignorerades. Resterande sex rader importerades.

Importera flera artikelgrupper på en artikel

I Webshop Plus kan en artikel tillhöra flera artikelgrupper och detta går även att lösa via import. 

Man lägger då till en ny rad i filen och anger artikelnumret igen för att sedan skriva namnet på den andra artikelgruppen i kolumnen för artikelgrupper.

I detta exempel kommer polotröjan hamna i tre artikelgrupper: "Herr", "Tröjor" (undergrupp till "Herr") samt i "Erbjudande". 

Importera artikelbilder

Se separat avsnitt i manualen här.


Videoguide

Här kan du se en film (utan ljud) om hur du exporterar och importerar artiklar i Textalk Webshop:

Hittade du svaret?